Mit großen Schritten kommt die E-Rechnung auf uns zu. Wir informieren Sie exklusiv über alles, was aktuell bekannt ist und was Sie zum Thema E-Rechnung vorab wissen sollten.
Was ist eigentlich die E-Rechnung? Bin ich verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen und zu empfangen? Wie erstelle ich überhaupt so eine E-Rechnung?
Wir geben Ihnen aus steuerlicher Sicht einen kurzen Überblick über das Thema, welches die Businesswelt im Jahr 2024 so sehr beschäftigt bzw. noch beschäftigen wird.
Ok, zugegeben – heute wird es erstmal etwas trocken. Wir beginnen mit etwas Theorie zur E-Rechnung, denn wir möchten, dass Sie den Hintergrund der ganzen Sache kennen lernen.
In den nächsten Newslettern erhalten Sie Informationen und Tipps zur Umsetzung – jeweils brandaktuell zum jeweiligen Zeitpunkt. Bitte beachten Sie, dass wir immer bezogen auf den jeweiligen Kenntnisstand im Zeitpunkt der Newsletter berichten, demnach kann es sein, dass wir in kommenden Newslettern einzelne Informationen aus vorherigen Newslettern nochmal neu aufgreifen bzw. ergänzen müssen.
E-Rechnung – was ist das eigentlich?
Eine elektronische Rechnung (§14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Keine Sorge – eine Übersetzung des Fachgesimpels folgt. : )
Betrifft mich das Thema denn überhaupt?
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht und bis wann muss das Thema in meinem Betrieb umgesetzt sein?
Die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen wird laut dem Gesetzesgeber ab dem 01.01.2025 (mit Übergangsfrist bis 31.12.2026) für alle gültig, die im B2B-Geschäft (Business to Business = Unternehmer zu Unternehmer) tätig sind. Innerhalb dieser Übergangsfrist dürfen Rechnungen für inländische B2B Umsätze weiterhin in bisheriger Form (Papier/pdf) oder als E-Rechnung erstellt werden.
Im Klartext bedeutet das, dass die Pflicht zur Erstellung der elektronischen Rechnung (unter Ausnutzung der Übergangsfrist) spätestens zum 01.01.2027 kommt.
Der Empfang elektronischer Rechnungen muss allerdings bereits zum 01.01.2025 gewährleistet sein. Das betrifft u. a. auch sämtliche Empfänger, die Leistungen für Ihr Unternehmen beziehen. Diese Empfänger müssen demnach zwar keine E-Rechnungen ausstellen, aber solche elektronisch empfangen und verarbeiten können. Das sind neben B2B-Tätigen beispielsweise Kleinunternehmer, Inhaber von Photovoltaikanlagen, selbstständige Übungsleiter, Ärzte, Vermieter etc..
Voraussichtlich zum 01.01.2026, soll die E-Rechnung auch für den Endverbraucher, also B2C, umgesetzt sein. Wir warten aber erst einmal ab, was hier politisch und technisch bis dahin noch passiert. Prinzipiell gilt: je eher Sie umstellen, desto besser. Sie können schon jetzt, bevor es so richtig pressiert, Softwareanbieter suchen, testen und ausprobieren, um für den Start gerüstet zu sein.
Ist eine pdf-Rechnung nicht bereits eine E-Rechnung?
Leider nicht. Eines der größten Missverständnisse bei der E-Rechnung ist, dass ein pdf bereits eine E-Rechnung darstellt. Dem ist aber nicht so. Eine Papier- oder pdf-Rechnung ist eine reine, visuelle Form der Rechnung. Bei einer E-Rechnung hingegen werden strukturierte Datensätze übermittelt, die von den Empfänger-Softwares direkt elektronisch verarbeitet werden können. Sie übermitteln mit einer E-Rechnung also konkret gesagt, keine „hübsch designte pdf-Rechnung“ mehr, sondern nur noch Datensätze.
Was heißt denn „strukturierte Datensätze“?
Einfach ausgedrückt: ein Programmcode, der als Datei versendet wird. Er beinhaltet alle relevanten Rechnungsdaten i. S. des §14 UStG (Rechnungsnummer, Datum etc.). Dieser Datensatz wird bei der Rechnungsschreibung automatisch von der Rechnungsschreibungs-Software erstellt und nach dem Versand von der Empfängersoftware automatisch eingelesen. Es gibt also keine „menschliche Sichtprüfung“ einer Papier- oder pdf-Rechnung mehr. Die Rechnung wird zukünftig rein elektronisch ausgelesen. Optisch müssen Sie sich das so vorstellen, dass es nichts mehr mit der klassischen Rechnung zu tun hat. Es wird kein Blatt Papier / pdf mit Logo und einer selbst gestalteten Rechnungsvorlage mehr geben.
Das Ganze ist recht abstrakt, deshalb möchten wir Ihnen das einmal visualisieren. Schauen Sie sich hierzu gerne den kurzen Artikel des Landes Niederachsen an, in dem der Unterschied zwischen der Papier-/pdf-Rechnung und der E-Rechnung bildlich dargestellt wird.
Einführung in die eRechnung | eRechnung in Niedersachsen
Eine E-Rechnung muss bestimmte Anforderungen erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind. Dabei gibt es zwei Formate (ZUGFeRD 2.x und XRechnung in DATEV-Anwendungen), die diese Norm bereits erfüllen. Auf diese gehen wir in den nächsten News ein – für den heutigen Tag haben wir genug Theorie durchgekaut. : )
Last but not least: Welche Vorteile habe ich von der E-Rechnung?
Die Digitalisierung wird immens vorangetrieben. Da die „Rechnungen“ nur noch digital übermittelt werden, wird auch das Ein- und Auslesen von Rechnungen um einiges beschleunigt. Wir erhoffen uns hierbei im Speziellen, dass Sie Ihre Buchhaltung viel einfacher vorbereiten können, ohne mühsames manuelles Prüfen und Abtippen Ihrer Rechnungen. Mit der Automatisierung reduzieren Sie unter Umständen Probleme durch akute Personalengpässe und steigern Ihre Effizienz.
Praxis-Tipp: Suchen Sie sich einen Geschäftspartner, mit dem Sie den Versand und Empfang von E-Rechnungen in der Praxis testen können. Sie lernen beide voneinander, erstellen interne Prozesse und sind fit für den Start.
Im nächsten Beitrag geht es weiter mit den Formaten und ein paar Tipps zur Umsetzung.
Schauen Sie sich auch unseren letzten Blogbeitrag an.